Las 5s: requisitos para una organización líder

Cuenta la historia que después de finalizada la Segunda Guerra Mundial y como parte del Plan Marshall, que apoyaba la reconstrucción de la industria japonesa, un grupo de ingenieros japoneses recibió la visita de sus colegas norteamericanos a una fábrica de automóviles en Japón. Durante esta visita, los ingenieros norteamericanos hicieron serias observaciones con respecto a la infraestructura, organización, orden, calidad y productividad en que se encontraba la planta, por lo que recomendaron que antes de aplicar cualquier plan de mejora alguno, tenían que resolver los problemas existentes. Sugirieron para ello tomar medidas radicales, con la aplicación de su conocido Decálogo del Desarrollo.

Este grave revés sufrido por los ingenieros japoneses en lugar de amilanarlos, los estimuló para encontrar la solución. Paralelamente, la decidida influencia de los ingenieros Deming y Juran, en la capacitación impartida a técnicos e ingenieros japoneses sobre la productividad y calidad, que hizo que la Unión Japonesa de Científicos e Ingenieros (UJCI), tomara cartas en el asunto, no solo en este caso sino en otros que, como este, también se sucedían en toda la industria japonesa.

La UJCI, usando como base el Decálogo del Desarrollo de los norteamericanos, lo modificó y adaptó a los principios y cultura japoneses, dando origen a las cinco eses japonesas que son los requisitos mínimos para cualquier emprendimiento de mejora continua en una organización. De este modo, las 5s fueron las predecesoras de las herramientas de mejora continua como CC (Círculos de Calidad), Kaizen (Mejora Continua), Justo a Tiempo (JIT, por sus siglas en inglés), Control Total de Calidad (CTC), Cadena de Suministro, Cambio de Troqueles en Menos de Diez Minutos (SMED, por sus siglas en inglés) y otras más que, dada la coincidencia, todas ellas surgieron en la planta automotriz de Toyota, como se ha mencionado en anteriores artículos.

Las 5s japonesas son:

SEIRI: ‘CLASIFICAR’

• Separar todo aquello que es necesario de lo innecesario.
• Arreglar o componer los pequeños desperfectos.
• Deshacerse de lo que no se necesita.
• Seguir siempre las reglas establecidas.

SEITON: ‘ORDENAR’

• Investigar el lugar y las formas de colocar las cosas, de manera que satisfagan los requerimientos de seguridad, calidad y efectividad.
• Ordenar la materia prima, herramientas y equipo de tal manera que se evite el maltrato y sea fácilmente disponible cuando sea necesario.
• Señalar y distribuir los materiales considerados necesarios que permitan un control visual.

SEISO: ‘LIMPIAR’

• Limpiar correctamente. Nada de basura ni polvo.
• Recoger y colocar en su lugar las cosas tomadas.
• Distribuir y solucionar desperfectos.
• Limpieza del área de trabajo.
• Limpieza personal.

SEIKETSU: ‘MANTENER CONSERVAR’

• Mantener y preservar, el estado de la situación obtenida con la aplicación de las 3s anteriores.
• Es mejor no ensuciar que limpiar.
• Mantenerse limpio y aseado contribuye a la seguridad, higiene y desarrollo personal.

SHITSUKE: ‘DISCIPLINA’

• Para lograr el hábito, y así asegurar la práctica diaria de las 4s anteriores, es necesario disciplinar a todos.
• Disciplinarse grupalmente para respetar y seguir las reglas y procedimientos establecidos.
• Solo se puede garantizar la consecución de un objetivo, si cada quien hace lo que se debe hacer.
• Respetar las reglas, no solo de la organización sino también de la sociedad.

Conclusiones

Como ya se ha manifestado en párrafos anteriores, las 5s son requisitos mínimos que se deben de cumplir, para realizar una mejora continua en una organización. Esto es válido no solo en el Japón sino en todo el mundo.

Entre los beneficios obtenidos por su aplicación encontramos:

• Aumento de la productividad.
• Reducción de los costos en la producción.
• Mayor y mejor aprovechamiento de la materia prima.
• Efectividad en el uso del espacio de trabajo.
• Mantenimiento efectivo del equipo, maquinaria e infraestructura.
• Eliminación del exceso de insumos y materia prima.
• Eliminación del exceso de productos acabados.
• Mayor efectividad en el uso de las horas de trabajo.
• Tiempos más cortos de producción, con menos «paradas».
• Más seguridad e higiene del personal.
• Más seguridad e higiene en las instalaciones.
• Producción de bienes y servicios con la calidad requerida por los clientes.
• Efectividad en los tiempos de entrega de bienes y servicios pactados con los clientes.

Para poder ser la organización líder en traducciones especializadas en la región, y estar homologados por las SGS (Société Générale de Surveillance) como empresa de Servicio de Traducción Especializada, INTERCONTACT se trazó exigentes objetivos de calidad y servicio, para ello tuvo cumplir con rigurosos parámetros y estándares de calidad en sus operaciones y servicios que brinda a sus clientes y lo logró usando varias herramientas de mejora continua en su organización, teniendo como base para ello las 5s japonesas.