El propósito de delegar es más que la simple acción de designar a otros miembros de tu equipo labores que te resultan rutinarias y que te quitan tiempo para dedicarte a tareas de mayor trascendencia en tu gestión, o simplemente es que el exceso de trabajo te estresa.
Delegar te dará la oportunidad de probar y afinar tu labor de coaching, en busca de nuevos talentos que te apoyen en tu gestión, que te permitan crecer como líder y dar la oportunidad a los miembros de tu equipo y a ti de desarrollarse profesionalmente.
La asignación de tareas
La asignación de tareas involucra más que el solo hecho de conocer a los miembros de tu equipo o sentir alguna simpatía por algunos de ellos. Se tiene que tener claro el perfil profesional de sus integrantes, su solvencia moral y la capacidad profesional requerida para llevar a cabo la tarea que se le piensa asignar.
Para la asignación de tareas hay que tener en cuenta lo siguiente:
- Evite designar trabajos pesados y tediosos; en estos casos conviene compartir el trabajo pesado, equilibrando los trabajos menos deseados con los que les guste al personal.
- Brindar todas las facilidades para que el personal realice su tarea como debe ser: información clara y precisa; recursos físicos como infraestructura y equipo, apoyo logístico con insumos y materiales a tiempo y con la calidad requerida, sin olvidar lo más importante, los recursos humanos necesarios para llevar a cabo la tarea.
- Desarrollar la confianza en los miembros del equipo.
- Delegar en lo posible las tareas completas, con el fin de aumentar la motivación y el compromiso de los miembros del equipo
- Delegar funciones y tareas a las personas de cuya capacidad y juicio confíes y que sepas que son las adecuadas para llevar a cabo la tarea o función.
- Apoyar, desde tu posición de líder, al equipo en su labor, sin perder tu jerarquía.
- Promover los ascensos.
Comunicar las tareas
En este campo seremos concisos, nada de órdenes verbales, estas deben ser claras, precisas y escritas mediante órdenes de trabajo.
La capacidad profesional de tu equipo
En algunos casos, por muy bueno que sea el equipo, habrá situaciones en las que la tarea encomendada rebase la capacidad profesional de este; si es ese el caso no hay que abrumarse, se puede recurrir a miembros de otro equipo de la empresa que hayan tenido experiencias similares; a colegas del mismo ramo para que nos asistan, o sino contratar a un experto externo para que nos asesore, sin que eso nos perjudique, lo importante es superar la situación y lograr el objetivo propuesto.
La supervisión de la tarea
La supervisión de la tarea debe ceñirse a los siguientes parámetros:
- Asegurarse de que se cuenta con todos los recursos para llevar a cabo la tarea encomendada.
- Notificar a la dirección de la empresa la designación del trabajador en el cargo específico de determinado proyecto.
- La supervisión no significa desentenderse del supervisado dándole «carta libre» para actuar; si bien hay que promover la iniciativa, se debe seguir el desarrollo de la tarea, orientando y dando consejos cuando sean requeridos, o cuando se observe que el logro de la tarea se encuentre en riesgo.
- Se debe dejar claro que se intervendrá si la tarea corre el riesgo de no culminarse en la fecha prevista, si los recursos son usados inadecuadamente o si se presenta un malentendido con un compañero del equipo.
- Se debe tener presente que lo que cuenta son los resultados y no los métodos o enfoques para lograrlos.
- Se debe mantener una comunicación continua con el equipo, proporcionando información, materiales o cambios de planes que puedan tener relación con la tarea.
Revisión y evaluación de la tarea
- Se debe evaluar la tarea delegada comparándola con los resultados y expectativas previstas.
- Se debe solicitar información sobre la forma en que se realizó la tarea.
- Se debe reconocer y felicitar por los logros obtenidos a cada uno de los miembros del equipo.
- Aparte de reconocer los logros y resultados positivos, se debe crear un plan de capacitación y perfeccionamiento profesional a través de una formación contínua.
- Se debe establecer premios o bonificaciones a los trabajadores más destacados en su labor.
Conclusión
Saber delegar acertadamente es una capacidad que logra el comité directivo con la práctica y con el conocimiento de su personal. Delegar de manera efectiva en muchas ocasiones es vital para el crecimiento de una empresa. La clave es delegar determinadas tareas a las personas correctas, hacer un seguimiento acertado y continuo durante todo el proceso.